电话沟通中应注意的技巧有什么？

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发布于2023-04-07

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电话沟通中应注意的技巧有什么？

电话是现代化的通信工具，可以及时传递信息，沟通情况，交流感情。
许多人天天用电话，但是如何使用电话，其中含有许多礼仪。
在你给别人拨打电话的时候，为了显得有礼貌，避免引起对方的不快，要注意如下几点要求。
1．注意语气、语调。内容简单明了
使用电话主要是利用言语来沟通，对方看不到你的姿态、动作和表情，只能通过你的言辞和语音来判断和理解。因此，就要求你注意语言使用的方式，特别是语调、语气与所表达的意思相协调。
使用电话，还应当注意说话简单明了，不可时间过长，以免占线时间太多，影响他人的通话。
打电话之前，先整理好资料，这样可以使你的谈话更加精练，并且能给人以井然有序的印象。
如果你要同对方谈话的内容很长，先问问对方方便不方便。如问题：
“您现在忙不忙?”
“要五分钟才能讲完，您介意吗?”
如果对方回答是肯定的：‘‘请讲。”“我不忙。”则可以让对方先稍等一会儿。
若对方回答：“对不起，刚好没有时间。”则应该另约一个时间打电话或以最快速度把要点说出并告诉他：“以后再详谈。”
2．打电话时，对对方要有礼貌
开始先问好，说完以后要道谢。如果对方是你的长者，或是你的上级，通话结束后，应当待对方挂断以后，你再挂机。
如果是给不相识的人打电话，一般应先做自我介绍，说清打电话联系的意图。
如果你要找的人不在，也要有所表示，或者请对方帮助招呼一下，或者请对方转告，都应表示感谢。
如果你拨错了号码，应当主动向对方道歉。如果是对方拨错了号码，你也要有礼貌地说明，不要只说一句“打错了”，就挂上。
3．有礼貌地回应过滤电话的人
你可能有多次无法直接和本人通话的经验，但不要觉得沮丧，每个人都曾有过这种经验。此时先向接电话的人解释你的来意，如果事情紧急也可告诉他。大部分秘书或助理具有高度的判断力来处理它，且会对你有很大帮助。因此，当别人在过滤你的电话时，尽量友善诚实地作答，不愿留话是不好的，也不要说：“没关系，我再打来。”就挂上电话。同样也不应该询问答话者的姓名：“你是谁啊?”如果你真的想知道对方是谁，试着换一种热诚的方式：“我是李娟娟，我可以请问你的名字吗?”来表达。
4．打电话时也应全神贯注
接听电话时，你应该停下手上的其他事情。若是电话铃响起时你正和别人谈话，你拿起听筒前，就应停下眼前的谈话，别手拎着话筒，继续未完的谈话，让电话那端的对方“旁听”。你应该让通话对方感觉到，你自始至终都在聚精会神地与他对话，而不是哼哼哈哈地应付他。
打电话时，请不要忙着喝水、呷咖啡或吃东西，以免对方听到你这边“动听”的吞咽或咀嚼声。最好也不要同时吸烟，因为你的“长吁短叹”会让对方搞不清是因为听了他的某句话，抑或是你的一口烟引起的。总之，一切令对方觉得你心不在焉的事情，都不要去做。
当你接听电话时，不要让你左右的同事插进来跟你说话，也不要把一些并不紧急的文件拿在面前稀里哗啦地翻。否则，对方会揣摩着，你是否正不耐烦，把他的电话当成了干扰你正常工作的“骚扰电话”。
对你的客户来说，最糟糕的经历莫过于打电话到你的公司时，被你的同事当做陌生人对待。在与你的合作中，他或许已感受到自己在你工作中的重要地位；可和你同事接触后，他会以为你的公司根本没把他放在眼里，前面的好印象也随之大打折扣。
尤其是当你的电话机或工作岗位周围有临时工或新来的同事时，你更得注意“安全系数”。因为有些时候，你的客户听了这些未经关照的人接的电话，多半会被折磨得要去疗养几个星期，因为他从你的新同事那里听到的是“一问三不知”式的答复，或是连珠炮式的反问题：
“您找穆勒先生啊?穆勒先生知道您是谁吗?噢，您是他最大的客户。
您能再说一遍您的名字吗?不行，我不知道怎样才能找到穆勒先生。我也不清楚您讲的这笔业务。我只是个助理。要么您下周再打电话来吧，那时穆勒先生会在公司了。但请别在周一打来，好像他一整天都要开会的。星期二他会去参加交易会恐怕不行，我不能保证他一定给您回电话。我不知道他别的日程安排。要不，您在暑假过后再试试联系他吧。对了，您叫什么来着?”
5．慢慢挂上话筒
谈话最后要让电话那端的人听到自己的名字：“再见，李小姐。”后才挂断，不要在对方耳朵边摔听筒，好像用力把门摔在某人鼻子上一样。