实用Excel技巧分享：制作动态的甘特图

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发布于2023-02-13

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在之前的文章《实用Excel技巧分享：两种快捷制作工资条的方法》中，我们学习了两种最快捷的工资条制作方法。而今天分享Excel制作动态甘特图的方法，快来看看！

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甘特图主要用于展示工作进度状态。以可视化方式，显示阶段列表、阶段在时间上的先后顺序和阶段持续时间。这样可以直观地看出某一阶段何时进行、进展和预期的对比，便于项目管理者实时掌握项目进展。甘特图用途广泛，在建筑、汽车、IT、化工、机械等领域都有应用。

制作甘特图的软件很多，如Visio、Project等专业软件。其实用Excel也可以制作出一个带有浓郁商务风格的动态甘特图，先看看最终的效果吧：

下面用2010版本讲解主要步骤。

一、数据源的准备

在制作甘特图之前，需要确定一些基本信息：阶段任务、开始日期、每个阶段需要的天数，如上图所示，其他空白处均由公式计算得出。

1、开始日期

公式很简单，在B4单元格输入=B3+C3，下拉即可：

2、累计天数

这里是SUM函数的一个经典用法，累计求和的公式运用，在D3单元格输入公式

=SUM($C$3:C3)，下拉。

注意求和范围的起点（第一个C3）使用了绝对引用，终点没有使用绝对引用，这样在公式下拉的时候，求和范围就会依次递增。

3、完成时间

这个公式也很简单，在E3单元格输入=B3+C3下拉即可。

以上是基本数据的做法，要做出一个动态的甘特图，还需要一些辅助数据，如下图所示：

A12单元格是一个手动输入的数字，根据这个数字，利用公式计算出“已完成天数”和“未完成天数”，来看看这两个地方的公式：

4、各阶段已完成天数

H2单元格输入公式:

然后向下填充。

简单解释一下这个公式的作用。

首先，计算各阶段已完成天数，是固定与进行天数A12进行比较计算，所以公式中A12采用了绝对引用$A$12。

其次，公式主要用到了IF函数，通过比较某阶段的累计天数（如市场调研阶段累计天数D5）与A12单元格的大小来确定该阶段的完成天数。如果D5A12，则继续判断D5与A12的差是否小于需要天数C5，若小于，返回第二参数A12- N(D4)，若大于则返回0。在表格中可以看到，如果进行天数为10，D5>10,并且D5-10=1，小于C5，所以完成天数等于A12-N(D4)=10-D4=10-8=2，也就是市场调研项目只进行了2天。

这个公式是整个图表数据中非常重要的一环，暂时不理解的话会套用即可。

5、未完成天数

这个公式就非常简单了，I3单元格输入=C3-H3，下拉即可。也就是未完成天数=需要天数-已完成天数。

至此，动态甘特图的数据源就构造完成了。下面进入作图环节，各个版本的界面可能会有所不同，我们以Excel2010版进行截图演示。

二、基本图表的制作

选择A2:B9区域，按住Ctrl键再选择H2:I9区域，然后插入条形图下的堆积条形图：

完成后效果为：

点击图表工具下的设计-选择数据（如果没有看到图表工具，单击刚才插入的图就有了）：

在弹出的“选择数据源”对话框中点击“添加”按钮：

在弹出的“编辑数据系列”对话框中，系列名称处选择B2单元格，系列值处将原有的内容删除后选择B3:B9单元格区域，点击“确定”：

在“选择数据源”对话框中选中“开始日期”单击“上移”按钮将开始日期移到最上面：

接下来点击“水平（分类）轴标签”选项区里的“编辑”按钮：

轴标签区域选择A3:A9单元格区域，然后单击“确定”：

点击“确定”关闭“选择数据源”对话框：

完成后效果是这样的：

选择一个喜欢的图表样式：

比如我选择了这个：

有些朋友可能发现一个问题，这个图出来的顺序与我们希望的正好相反，确定项目是第一步应该在最上面，最终方案是最后一步，应该在最下面。因此需要继续进行调整，右击纵坐标，从弹出的快捷菜单里选择“设置坐标轴格式”：

勾选“逆序类别”复选项，然后点“关闭”：

在系列“开始日期”上单击右键，从弹出的菜单中选择“设置数据系列格式”：

填充类型选择“无填充”：

边框颜色选择“无线条”：

不要关闭这个窗口，直接选择下一个系列（已完成天数），从数据中也可以看到选中的内容发生了变化：

对这个系列填充类型设置为“纯色填充”，并设置一种喜欢的颜色：

选择适当的颜色后，在图中就能看到两种颜色。如果需要对第三个系列设置颜色的话也是同样的方法。

接下来需要设置时间轴，在图表上方的日期那里点击右键，选择“设置坐标轴格式”：

在坐标轴选项中，设置最小值和最大值为固定方式，最小值输入项目的开始日期，最大值输入项目的结束日期：

将图表拉宽到合适的大小，删除右侧的图例：

我们手动输入这个天数，可以看到图表会发生相应的变化。

至此，一个静态的甘特图就完成了。接下来学习如何将这个静态的图变成一个动态图表。

三、动态图表的完成

所谓动态图表，一般都使用控件按钮来调整数据的变化，因此我们先要添加“开发工具”选项卡。（界面中已有“开发工具”选项卡的，忽略这一步。）以2010版为例，选择“文件”→“选项”命令，在“Excel选项”中自定义功能区，勾选右侧的“开发工具”，然后单击“确定”：

在我们的Excel工具栏中就会看到“开发工具”选项卡的内容了。

添加完成后，在“插入”里选择“滚动条（窗体控件）”按钮：

在表格中的任意位置拖动出一个大小适合的区域，就完成了按钮的添加。

点击右键，选择“设置控件格式”：

在“控制”选项卡中，分别设置以下内容：最小值1，最大值41，单元格链接选择A12，点击“确定”。

将这个按钮移动至图表中，点击按钮就能看到效果了。

在实际应用中，使用控件来控制甘特图的意义并不大，更为合理的用法是使用公式=TODAY()-B3来计算进行天数（A12）。这样做的好处是每天打开表格看到的都是截止到当天的进度。

小结，通过今天的学习，我们了解到以下要点：

在很多图表的制作过程中，仅仅有基础数据是远远不够的，还需要使用公式来完善辅助数据，这样才能使图表更加符合实际需求；

甘特图是利用了堆积条形图来制作的，整个过程看起来繁琐，熟练的话也就是几分钟的事情，特别是其中一些常用的技巧，例如隐藏某个系列，留出空白位置，这在一些高级的图表中是经常用到的；

动态按钮的添加方法，在整个制作过程中反而是技术含量最低的，只要数据源构建得合理，每个静态图都可以变成一个高大上的动态图表；

关于图表的美化，这是一个最简单也是最难的问题，因为每个人的审美观都不同。笔者建议美化需把握一个基本原则：能够有效地表达出数据的核心信息即可，不能太花哨太复杂。毕竟图表是为了更直观地体现数据，为经营决策提供帮助，而不是电脑绘画比赛。

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