实用Excel技巧分享：“数据有效性”可以这样用！

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发布于2023-03-31

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在之前的文章《实用Excel技巧分享：如何提取数字？》中，我们讲解了几类比较常见的数据提取情况。而今天我们来聊聊Excel的“数据有效性”功能，分享3个小招让数据有效性更高效，快来学习学习！

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大家在工作中使用“数据有效性”这个功能应该还挺多的吧？多数人常用它来做选择下拉、数据输入限制等。今天瓶子向大家介绍几个看起来不起眼但实际很高效、很温情的功能。

1、配合“超级表”做下拉列表

如下图所示的表格，需要在E列制作一个下拉列表，这样就不必手动输入岗位，可直接在下拉列表中选择。

这个时候，多数人的做法可能是点开数据有效性对话框后，直接手动输入下拉列表中需要的内容。

这样做有一个弊端，当新增加岗位时，需要重新设置数据有效性。我们可以建立专门的表作为此处的来源。在工作簿中建立一个基础信息表。如下图所示，将表2命名为基础信息表。

在基础信息表的A1单元格处点击“插入”-“表格”。

弹出“创建表”对话框，直接单击“确定”即可在表格中可以看到超级表。

在表格中直接输入公司已有的岗位，超级表会自动扩展，如下所示。

选中整个数据区域，在表格上方名称框为这列数据设置一个名字，如“岗位”，按回车确定。

设置好名字后，点击“公式”-“用于公式”，在下拉菜单中就可以看到我们刚才自定义的名称，可以随时调用。在以后的函数学习中也会用到这个。

回到最初的工资表中，选中E列数据，点击“数据”-“数据有效性”。

在弹出的对话框中，在“允许”下拉菜单中选择“序列”。

在“来源”下方输入框中单击，然后点击“公式”选项卡“用于公式”-“岗位”。此时就可以看到在“来源”中调用了“岗位”表格区域。

点击“确定”后，E列数据后都出现了一个下拉按钮，点击按钮，可在下拉列表中选择岗位。

这时若有新增岗位，直接在基础信息表中的“岗位”超级表里增加内容。如下图，我在A12单元格输入新增的研发总监的岗位。

回车后，可以看到表格自动进行了扩展，新增岗位被收录进了“岗位”表格区域中。

此时我们再回到工资表，查看E列任意单元格的下拉列表，可以看到列表末尾增加了“研发总监”。

使用excel2010版本的伙伴注意，使用超级表后，可能会出现数据有效性“失效”的情况，这时只需要取消勾选“忽略空值”即可。

2、人性化警告信息

如下图所示的表格中，选中C列数据，设置为文本格式。因为我们的身份证号都是18位的超长数字，不会参与数学运算，所以可以提前设置整列为文本格式。

调出数据有效性对话框，输入文本长度-等于-18。

在C2单元格输入一串没有18位的数字时，就会弹出警告信息如下图所示。

此时的警告信息看起来很生硬，而且有可能使用表格的人看不懂，我们可以自定义一个人性化的警告信息让人知道如何操作。

选中身份证列的数据后，调出数据有效性对话框，点击“出错警告”选项卡，我么可以看到下方所示的对话框。

点击“样式”下拉列表，有“停止”、“警告”、“信息”三种方式。“停止”表示当用户输入信息错误时，信息无法录入单元格。“警告”表示用户输入信息错误时，对用户进行提醒，用户再次点击确定后，信息可以录入单元格。“信息”表示用户输入信息错误时，仅仅给予提醒，信息已经录入了单元格。

在对话框右边，我们可以设置警告信息的标题和提示内容，如下所示。

点击确定后，在C2单元格输入数字不是18位时，就会弹出我们自定义设置的提示框。

3、圈释错误数据和空单元格

如下图所示，当我把C列设置为“警告”类信息后，用户输入错误数据，再次点击确定后，还是保存了下来。这时我需要将错误数据标注出来。

选中C列数据，点击“数据”-“数据有效性”-“圈释无效数据”。

这时身份证列输入的错误数据都会被标注出来。但是没有录入信息的空单元格却没有标注出来。

若想将没有录入信息的空单元格也圈释出来，我们点击“数据有效性”下拉列表中的“清除无效数据标识圈”先清除标识圈。

然后选中数据区域，调出数据有效性对话框，在“设置”对话框中取消勾选“忽略空值”。

此时再进行前面的圈释操作，可以看到录入错误信息的单元格和空单元格都被圈释出来了。

当我们公司人数有几百个，用这种方法就可以轻松找出其中被漏掉的单元格。

今天的教程就到这里，你学会了吗？利用好数据有效性，在统计数据时可以节约很多时间。

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