实用Excel技巧分享：制作一张智能的考勤表

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发布于2023-05-01

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在之前的文章《实用Excel技巧分享：如何让条形图表更生动形象！》中，我们了解了让excel条形图表更形象，与众不同的方法。而今天我们来看看怎么制作一张智能的考勤表，快来学习学习！

手机如何做表格：点击查看

如果考勤机没那么智能需要手工辅助统计，如果公司还没有使用考勤机，制作当月的考勤表是一个复杂而又冗长的过程。因此如何在有限的时间内提高工作效率完成每月的考勤统计，这对人事部的MM来说是一件大事。

要提高效率就必须有一张比较好的考勤表。这张考勤表至少要具备以下几点：

简化输入考勤项目

醒目显示周末数据

能自动汇总数据

今天老菜鸟教你制作一份智能考勤表，同时具备以上三点，快来看看吧！

在动手制作之前，先来看看最终的效果展示：

在演示中，可以发现以下几点：

标题输入非常简单，只需要输入一个月份数字；

当月天数会自动变化，日期会根据月份自动调整显示，同时周六周日会自动变色；

考勤数据使用下拉菜单完成输入，同时有提示信息；

表格右侧有考勤结果统计区，根据填写内容自动产生统计数据。

下面就来教大家如何做出这样一个表格。

一、考勤表主体的制作

首先，做出一个最基本的表格，如图所示：

这个表格的做法非常简单，相信大家都可以完成，接下来就是一点点的细化工作，一定要用心看哦。

将第一行进行合并，第二行最后五个单元格，分别三个合并起来、两个合并起来，完成后效果如图：

在第一行的合并单元格里点击右键，选择“设置单元格格式”。在弹出的对话框中自定义格式为：鑫盛公司0月份考勤统计表。

注意，这里是数字0不是字母O。

设置完成后点击确定，然后在第一行输入一个数字看看效果吧。

是不是很神奇，其实这就是利用了自定义格式的特性。

第二行里的“当月天数”直接输入即可，后面填入公式：=DAY(EDATE(DATE(2018,A1,1),1)-1)

简单介绍一下这个公式的含义，用到了三个日期函数：

DATE函数的格式为：DATE(年、月、日)，也就是根据指定的年月日得到一个日期，在本例中，年份为2018（如果是下一年度的话，改为2019即可），月份取的是第一行输入的数字，日就取1，这样得到的日期就是考勤表当月的1号。

EDATE函数的格式为：EDATE（开始日期，相隔月数），也就是根据指定日期和相隔月数得到一个新的日期，本例中的开始日期就是当月1日，相隔月数为1表示次月1日这个日期。

DAY函数的格式为：DAY（日期），得到指定日期是当月的第几天，在本例中指定日期是次月1日前1天（EDATE函数后面有个减1），换句话说，就是当月的最后一天。再通过DAY函数得到当月一共多少天。

注：日期函数往往都是几个函数配合使用，而且对于同一个问题，会有多种思路，有些公式的思路非常巧妙，这也是学习函数的乐趣之一。

接下来要设置的就是星期了，在C4单元格填入公式：=TEXT(DATE(2018,$A1,C3),”aaa”)，右拉即可。

公式=TEXT(DATE(2018,$A$1,C$3),"aaa")中用到了两个函数TEXT和DATE，分别解释一下这两个函数的作用：

DATE函数刚才已经讲过了，在这个公式中，年还是2018，月用的A1，因为公式要向右拉，为了防止右拉的时候A1发生变化，所以在列号前面加了$锁定，日就用第三行对应的数字表示，这样就得到了当月所有的日期。

TEXT函数的格式为：TEXT（要指定格式的数据，格式代码）。这个函数算是一个比较高级的函数了，虽然结构比较简单，但是格式代码非常多，所以也是一个多功能函数。本例中的格式代码为“aaa”，就是用一个字来显示星期，有兴趣的读者可以自己试试代码“aaaa”“ddd”和“dddd”分别是什么效果吧。

注：在使用TEXT函数的时候，格式代码必须加引号（引号在英文状态输入）。

至此，表格大体上已经完成了，有些单位可能不区分上午和下午，但有些单位是区分的，如何将每个人的一行变成两行，难道一行一行插入么？肯定不是，这里用到了一个非常简单的小技巧，一起通过动画演示来看看吧：

在这个操作中，涉及到几个技巧：批量插入空行的技巧、使用格式刷的技巧、快速填充重复内容的技巧，希望大家能够多练习，熟练掌握这些技巧。

至此，这个考勤表的主题已经做好了，效果是这样的：

二、使用条件格式和数据有效性加工表格

接下来需要完成两项工作：

让表格中的日期根据实际情况显示，同时周六周日会自动变色；

考勤数据使用下拉菜单完成输入，同时有提示信息。

来看看如何实现这些效果。对于第一项内容，要用到条件格式这个功能，步骤虽然不多，但是很多细节地方，大家慢慢跟着来：

（1）选择数据区域，点击【条件格式】-【新建规则】：

进一步选择【使用公式确定要设置格式的单元格】，输入公式：=C$3>$AF$2，然后点击【格式】按钮：

公式解析：很简单，就是比较第三行的每个日期是否大于当月天数，如果大的话，按照设置的格式执行，这一步要注意$的位置。

选择【自定义】，在类型中输入三个分号：;;;，注意是英文状态下的分号，完成后点确定。

格式代码解释：具体含义比较复杂，记住输入三个分号代表不显示单元格的内容。

再点确定，这时候可以发现，不属于当月日期的数据已经看不到了：

进一步设置周六周日自动变色，还是选择数据区域，新建规则，输入公式=OR(C$4=”六”,C$4=”日”)后设置格式：

这个公式也很好理解，OR为满足两个条件中任意一个就按设置的格式执行，也就是第四行为“六”或“日”，就显示指定的颜色。

点击设置单元格格式按钮后，选择【填充】，选择一个颜色，点确定。

再次点击确定即可看到效果：

咦，后面空的为什么也涂色了，是哪里出错了吗？

仔细看看，发现这个地方正好是周六，只不过被前面设置的格式隐藏了，但是涂色的时候还是生效的，怎么处理这个问题呢？很简单，选择数据区域后打开条件格式的管理规则：

在下面一条规则后打钩勾选“如果为真则停止”，然后点击上移按钮，点击确定。

看到效果了吧。

下面要对考勤数据进行有效性设置，在进行这一步之前，让我们先来完成统计区域的制作。

三、统计区域的制作

这一块的制作就很简单了，根据自己的实际需要，添加备注一栏，填写考勤项目和图例，在每个图例下面使用COUNTIF函数完成统计，公式为=COUNTIF($C5:$AG6,AI$4)/2：

COUNTIF函数的格式为：COUNTIF（统计区域，要统计的内容），通俗的说，就是每个人对应的两行（统计区域）中每个考勤项目（要统计的内容）出现的次数，因为例子中每天的数据是两行，所以统计结果要除以2。

至于这些合并单元格的处理非常简单，合并一个再用格式刷去刷就好了。

现在回过头来设置考勤数据的下拉菜单。设置有效性之前，先做一个准备工作，将图例以及说明复制出来备用，然后再去设置有效性。这部分操作看动画演示吧：

至此，这个考勤表就完成了。相信通过今天的内容，你一定有很多收获吧！

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